มาทำความรู้จักกับใบแจ้งยอดบัญชี (statement of accounts – SOA)

ช่วยแชร์ต่อนะครับ

ใบแจ้งยอดบัญชี (statement of accounts – SOA) คือรายงานโดยละเอียดเกี่ยวกับเนื้อหาของบัญชี ตัวอย่างคือใบแจ้งยอดที่ส่งถึงลูกค้า โดยแสดงการเรียกเก็บเงินและการชำระเงินจากลูกค้าในช่วงเวลาที่กำหนด ส่งผลให้ยอดดุลสิ้นสุด จุดประสงค์ของข้อความนี้คือเพื่อเตือนลูกค้าเกี่ยวกับการขายเครดิตที่ยังไม่ได้ชำระให้กับผู้ขาย คำสั่งมักจะเป็นเอกสารที่พิมพ์ออกมา แต่อาจส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นกัน ตัวอย่างใบแจ้งยอดบัญชีมักจะมีข้อมูล ยอดรวมเริ่มต้นของใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระซึ่งหมายเลขใบแจ้งหนี้ วันที่ในใบแจ้งหนี้ และยอดรวมของใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ออกให้กับลูกค้าในช่วงเวลาดังกล่าว หมายเลขเครดิต วันที่ให้เครดิต และยอดรวมของเครดิตเบ็ดเตล็ดแต่ละรายการที่ออกให้กับลูกค้าในช่วงเวลาดังกล่าว วันที่ชำระเงินและยอดรวมของการชำระเงินแต่ละครั้งที่ผู้ขายได้รับในช่วงเวลาดังกล่าว ยอดคงเหลือสุทธิของธุรกรรมทั้งหมดที่ระบุไว้ นี่คือยอดรวมที่ต้องชำระให้กับผู้ขายสลิปการชำระเงินที่ด้านล่างของหน้าที่สามารถฉีกออกและใช้เป็นเงินส่งกลับไปยังผู้ขายได้ ใบสลิปมักจะมีที่อยู่ทางไปรษณีย์ ชื่อลูกค้า และบล็อกที่จะกรอกจำนวนเงินที่จะจ่าย นอกจากนี้ อาจมีการบล็อกในใบแจ้งยอด ซึ่งจะมีการระบุข้อมูลติดต่อสำหรับเจ้าหน้าที่เรียกเก็บเงินของผู้ขาย ในกรณีที่ผู้รับต้องการติดต่อพวกเขาเพื่อหารือเกี่ยวกับข้อมูลในใบแจ้งยอด จำนวนใบแจ้งหนี้ที่ระบุไว้ในใบแจ้งยอดอาจแยกรายการเป็นช่วงเวลา เพื่อให้ผู้อ่านสามารถระบุได้อย่างง่ายดายว่าใบแจ้งหนี้ใดที่เกินกำหนดชำระเงิน และใบใดที่ยังไม่ถึงกำหนดชำระ ในบางกรณี การมีเครดิตจำนวนมากในใบแจ้งยอดบัญชีอาจเผยให้เห็นว่าผู้ขายเป็นหนี้เงินกับลูกค้า ซึ่งในกรณีนี้จะมีการจัดเตรียมการชำระเงินหรือเครดิตอย่างต่อเนื่อง

ใบแจ้งยอดบัญชี (statement of accounts – SOA) เป็นวิธีที่ดีในการให้ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์และบริการที่เรียกเก็บเงินจากลูกค้าของคุณ ใบแจ้งยอดยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจยืนยันการชำระเงินที่ลูกค้าได้ทำไปแล้วสำหรับรอบระยะเวลาบัญชี ซึ่งโดยทั่วไปคือหนึ่งเดือน

ใบแจ้งยอดบัญชี (statement of accounts – SOA) มีประโยชน์เมื่อคุณมีลูกค้าประจำซึ่งคุณต้องสร้างใบแจ้งหนี้เป็นรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปี ใบแจ้งยอดบัญชีมักจะเพิ่มเติมจากใบแจ้งหนี้แต่ละใบที่ส่งถึงลูกค้าสำหรับการซื้อแต่ละครั้งที่เขาทำ เนื่องจากการชำระเงินถูกสร้างขึ้นโดยอัตโนมัติเป็นระยะๆ จึงง่ายกว่าที่จะดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งและการชำระเงินที่ได้รับในที่เดียวกันสำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง นอกจากนี้ยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือสำหรับการแจ้งเตือนการชำระเงิน เนื่องจากช่วยให้เจ้าของธุรกิจมีแนวคิดเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นประจำของลูกค้า ในกรณีดังกล่าว เจ้าของธุรกิจสามารถส่งการเตือนการชำระเงินล่วงหน้าได้

เมื่อใดก็ตามที่ธุรกิจเผชิญกับความไม่สอดคล้องกันในบันทึก รายงานสรุปของใบแจ้งยอดจะช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถตรวจสอบได้ว่าลูกค้าได้ชำระค่าธรรมเนียมแล้วหรือไม่ วิธีนี้จะตรวจจับความไม่สอดคล้องกันของข้อมูลได้ ใบแจ้งยอดยังสามารถช่วยให้เจ้าของธุรกิจตรวจสอบว่าจำนวนเงินที่ประกาศถึงกำหนดชำระรวมการชำระเงินที่ลูกค้าทำไปแล้วหรือยัง มันยังสามารถช่วยดักจับธุรกรรมที่มีการเรียกใช้โดยไม่ได้ตั้งใจสองครั้ง

ใบแจ้งยอดบัญชี (statement of accounts – SOA) ยังช่วยให้เจ้าของธุรกิจสามารถบันทึกราคาที่ถูกต้องสำหรับสินค้าแต่ละรายการที่พวกเขาขายให้กับลูกค้าของตน ซึ่งช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า (เช่น การซื้อของลูกค้า) สำหรับช่วงเวลาใดๆ และช่วยในการระบุข้อผิดพลาด