การบัญชีเงินสด (Cash-basis accounting) VS การบัญชีคงค้าง (Accrual accounting)

วิธีการบัญชีหมายถึงชุดของกฎเกณฑ์ที่บริษัทยึดถือเมื่อเก็บบันทึกทางการเงินและรายงานธุรกรรมทางการเงิน ธุรกรรมดังกล่าวได้รับการบันทึกในลักษณะที่สะท้อนถึงรายได้ที่แท้จริงอย่างถูกต้อง วิธีการบัญชีพื้นฐานสองวิธีคือการบัญชีเงินสดและการบัญชีคงค้าง

การบัญชีเงินสด (Cash-basis accounting)
การบัญชีเงินสดเป็นวิธีบัญชีที่ค่อนข้างง่ายและมักใช้โดยธุรกิจขนาดเล็ก ในการบัญชีเงินสด ธุรกรรมจะถูกบันทึกเมื่อมีการใช้จ่ายหรือรับเงินสดเท่านั้น ในการบัญชีเงินสด การขายจะถูกบันทึกเมื่อได้รับการชำระเงินและค่าใช้จ่ายจะถูกบันทึกเมื่อมีการชำระบิลเท่านั้น แน่นอนว่าวิธีการบัญชีเงินสดเป็นวิธีการที่คนส่วนใหญ่ใช้ในการจัดการการเงินส่วนบุคคลและเหมาะสำหรับธุรกิจที่มีขนาดที่แน่นอน วิธีการบัญชีหลักอื่น ๆ คือ พื้นฐานเงินสดของการบัญชี ภายใต้เกณฑ์เงินสด รายได้รับรู้เมื่อได้รับเงินสดจากลูกค้า และรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อจ่ายเงินสดให้กับซัพพลายเออร์ วิธีนี้มีแนวโน้มที่จะส่งผลให้เกิดการทำกำไรเป็นก้อนในช่วงเวลาใดก็ตาม เนื่องจากกระแสเงินสดเข้าหรือออกจำนวนมากสามารถเปลี่ยนแปลงผลกำไรได้อย่างรวดเร็ว การบัญชีพื้นฐานเงินสดนั้นค่อนข้างง่ายต่อการใช้งาน ดังนั้นจึงมักใช้โดยธุรกิจขนาดเล็ก วิธีเงินสดไม่เป็นไปตามแบบแผนของหลักการบัญชีที่รับรองทั่วไปภายใต้วิธีเงินสด ธุรกรรมทางการเงินจะไม่ถูกบันทึกจนกว่าจะรับรู้จริง ตัวอย่างเช่น รายได้จะถูกบันทึกเมื่อได้รับการชำระเงิน ในขณะที่ค่าใช้จ่ายจะถูกป้อนในบัญชีเมื่อมีการชำระบิล งบการเงินที่จัดทำขึ้นตามเกณฑ์การบัญชีเงินสดประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มาของเงินสดระหว่างรอบระยะเวลาภาษี วิธีการใช้เงินสด และยอดเงินสด ณ วันที่รายงาน ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหนี้สินอาจมีอยู่ในหมายเหตุประกอบงบการเงินแม้ว่าวิธีการบัญชีเงินสดจะเหมาะสมที่สุดสำหรับการเป็นเจ้าของ แต่เพียงผู้เดียวและธุรกิจขนาดเล็ก กำหนดให้ต้องใช้วิธีการบัญชีคงค้างข้อบกพร่องที่น่าสังเกตอย่างหนึ่งของวิธีการนี้คือสามารถให้ภาพที่ทำให้เข้าใจผิดเกี่ยวกับสถานะทางการเงินของกิจการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อไม่มีการแสดงธุรกรรม เช่น ค่าใช้จ่ายที่ค้างชำระ การรับเงินสด หรือยอดค้างชำระในงบการเงิน

การบัญชีคงค้าง (Accrual accounting)

วิธีการบัญชีหลักคือเกณฑ์การบัญชีคงค้างและเกณฑ์เงินสดในการบัญชี ภายใต้เกณฑ์คงค้าง รายได้รับรู้เมื่อได้รับ และรับรู้ค่าใช้จ่ายเมื่อบริโภคไป การบัญชีตามเกณฑ์คงค้างเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับนิติบุคคลที่ถือครองโดยสาธารณะ และสำหรับองค์กรใดๆ ที่ต้องการให้มีการตรวจสอบงบการเงิน วิธีนี้ถือเป็นวิธีการบัญชีที่ถูกต้องตามหลักทฤษฎีที่สุด แต่ยังต้องใช้ความรู้ด้านการบัญชีที่มากขึ้นด้วย และดังนั้นจึงมีโอกาสน้อยที่องค์กรขนาดเล็กจะใช้ หากบริษัทใช้การบัญชีคงค้าง บริษัทจะบันทึกรายได้เมื่อธุรกรรมจริงเสร็จสมบูรณ์ (เช่น งานที่เสร็จสมบูรณ์ตามที่ระบุไว้ในข้อตกลงสัญญาระหว่างบริษัทกับลูกค้า) ไม่ใช่เมื่อได้รับเงินสด กล่าวคือ บริษัทบันทึกรายได้เมื่อได้รับแม้ว่าลูกค้าจะยังไม่ได้ชำระเงินก็ตาม ตัวอย่างเช่น ผู้รับเหมาช่างไม้ที่ใช้การบัญชีคงค้างจะบันทึกรายได้ที่ได้รับเมื่อทำงานเสร็จ แม้ว่าลูกค้าจะยังไม่ได้ชำระเงินในใบเรียกเก็บเงินสุดท้ายก็ตาม ค่าใช้จ่ายจะได้รับการจัดการในลักษณะเดียวกัน บริษัทบันทึกค่าใช้จ่ายใดๆ ที่เกิดขึ้น แม้ว่าจะยังไม่ได้ชำระค่าวัสดุสิ้นเปลืองก็ตาม ตัวอย่างเช่น เมื่อช่างไม้ซื้อไม้เพื่อทำงาน เขาอาจจะทำอย่างนั้นโดยอาศัยบัญชีและไม่ได้วางเงินสดสำหรับไม้จนกว่าจะถึงหนึ่งเดือนหรือมากกว่านั้นในภายหลังเมื่อเขาได้รับใบเรียกเก็บเงิน การบัญชีคงค้างเป็นไปตามหลักการจับคู่ ซึ่งมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ตรงกับระยะเวลาในการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย ด้วยการจับคู่รายได้กับค่าใช้จ่าย วิธีการคงค้างช่วยให้เห็นภาพสถานะทางการเงินที่แท้จริงของบริษัทได้แม่นยำยิ่งขึ้น ภายใต้วิธีการคงค้าง ธุรกรรมจะถูกบันทึกเมื่อเกิดขึ้นแทนที่จะรอการชำระเงิน ซึ่งหมายความว่าใบสั่งซื้อจะถูกบันทึกเป็นรายได้แม้ว่าจะไม่ได้รับเงินในทันที เช่นเดียวกับค่าใช้จ่ายที่มีการบันทึกแม้ว่าจะไม่ได้ชำระเงิน