งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement)
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) คือเอกสารที่เปรียบเทียบยอดเงินสดในงบดุลของบริษัทกับจำนวนเงินที่สอดคล้องกันในใบแจ้งยอดจากธนาคาร การกระทบยอดทั้งสองบัญชีช่วยระบุว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแปลงทางบัญชีหรือไม่ การกระทบยอดธนาคารจะเสร็จสิ้นตามช่วงเวลาปกติเพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกเงินสดของบริษัทนั้นถูกต้อง นอกจากนี้ยังช่วยตรวจจับการฉ้อโกงและการยักย้ายถ่ายเทเงินสด
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการชำระเงินได้รับการประมวลผลและการเรียกเก็บเงินเงินสดได้เข้าบัญชีธนาคารแล้ว ใบแจ้งยอดการกระทบยอดช่วยระบุความแตกต่างระหว่างยอดดุลธนาคารและยอดดุลตามบัญชี เพื่อดำเนินการปรับปรุงหรือแก้ไขที่จำเป็น โดยทั่วไปแล้วนักบัญชีจะประมวลผลใบแจ้งยอดการกระทบยอดเดือนละครั้ง
เมื่อธนาคารส่งงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ไปยังบริษัทที่มียอดเงินสดต้นงวด ธุรกรรมระหว่างงวด และยอดเงินสดสิ้นสุด ยอดดุลเงินสดสิ้นสุดของธนาคารและยอดเงินสดสิ้นสุดของบริษัทจะแตกต่างกันแทบทุกครั้ง เหตุผลบางประการสำหรับความแตกต่างคือ:
เงินฝากระหว่างทาง: เงินสดและเช็คที่ได้รับและบันทึกโดยบริษัทแต่ยังไม่ได้บันทึกในใบแจ้งยอดธนาคาร
เช็คคงค้าง: เช็คที่บริษัทออกให้เจ้าหนี้แล้วแต่ยังไม่ได้ดำเนินการชำระเงิน
ค่าธรรมเนียมบริการของธนาคาร: ธนาคารจะหักค่าบริการที่พวกเขาให้ไว้กับลูกค้า แต่จำนวนเงินเหล่านี้มักจะค่อนข้างน้อย
รายได้ดอกเบี้ย: ธนาคารจ่ายดอกเบี้ยสำหรับบัญชีธนาคารบางบัญชี
เช็คเงินไม่เพียงพอ (NSF): เมื่อลูกค้าฝากเช็คเข้าบัญชีแต่บัญชีของผู้ออกเช็คมีจำนวนเงินไม่เพียงพอที่จะจ่ายเช็ค ธนาคารจะหักเช็คที่เคยเข้าบัญชีของลูกค้าออกจากบัญชีของลูกค้า เช็คจะถูกส่งกลับไปยังผู้ฝากเป็นเช็ค NSF
ทุกวันนี้ หลายบริษัทใช้ซอฟต์แวร์การบัญชีเฉพาะทางในการกระทบยอดธนาคาร เพื่อลดปริมาณงานและการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น และเพื่อเปิดใช้งานการอัปเดตตามเวลาจริง
การจัดทำงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ต้องใช้ทั้งใบแจ้งยอดของเดือนปัจจุบันและเดือนก่อนหน้า รวมถึงยอดปิดบัญชีของบัญชี โดยทั่วไปแล้ว นักบัญชีจะเตรียมใบแจ้งยอดการกระทบยอดจากธนาคารโดยใช้ธุรกรรมทั้งหมดจนถึงวันก่อนหน้า เนื่องจากธุรกรรมอาจยังคงเกิดขึ้นในวันที่ในใบแจ้งยอดจริง
นักบัญชีจะปรับยอดดุลสิ้นงวดของใบแจ้งยอดจากธนาคารเพื่อให้สะท้อนถึงเช็คคงค้างหรือถอนออก รายการเหล่านี้เป็นธุรกรรมที่การชำระเงินอยู่ระหว่างทาง แต่ผู้รับยังไม่รับเงินสด
ตัวอย่างคือเช็คที่ส่งไปในวันที่ 30 ต.ค. เมื่อเตรียมงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ในวันที่ 31 ต.ค. เช็คที่ส่งทางไปรษณีย์ในวันก่อนหน้าไม่น่าจะได้รับขึ้นเงิน ดังนั้นนักบัญชีจะหักจำนวนเงินจากยอดคงเหลือในธนาคาร นอกจากนี้ อาจมีการเรียกเก็บเงินที่ธนาคารยังไม่ได้ดำเนินการ ซึ่งต้องมีการปรับค่าเป็นบวก
ยอดดุลของบัญชีเงินสดในบันทึกทางการเงินของกิจการอาจต้องมีการปรับปรุงเช่นกัน ตัวอย่างเช่น ธนาคารอาจเรียกเก็บค่าธรรมเนียมในการเปิดบัญชี โดยปกติธนาคารจะถอนและประมวลผลค่าธรรมเนียมโดยอัตโนมัติจากบัญชีธนาคาร ดังนั้น เมื่อจัดทำใบแจ้งยอดการกระทบยอดธนาคาร ค่าธรรมเนียมใด ๆ ที่นำมาจากบัญชีจะต้องนำมาลงบัญชีโดยการเตรียมรายการบันทึกประจำวัน
รายการอื่นที่ต้องปรับปรุงคือดอกเบี้ยที่ได้รับ ดอกเบี้ยจะถูกฝากเข้าบัญชีธนาคารโดยอัตโนมัติหลังจากช่วงระยะเวลาหนึ่ง ดังนั้นนักบัญชีอาจต้องเตรียมรายการที่เพิ่มเงินสดที่แสดงอยู่ในบันทึกทางการเงินในปัจจุบัน หลังจากที่ทุกรายการมีการปรับปรุงยอดดุลควรเท่ากับยอดดุลสิ้นสุดของบัญชีธนาคาร หากตัวเลขเท่ากัน แสดงว่ามีการจัดทำใบแจ้งยอดบัญชีธนาคารที่ประสบความสำเร็จ
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการตรวจจับการฉ้อโกง ตัวอย่างเช่น หากมีการเปลี่ยนแปลงเช็ค ส่งผลให้มีการชำระเงินมากกว่าที่คาดการณ์ไว้ สามารถใช้มาตรการเพื่อขัดขวางกิจกรรมที่ไร้ยางอายได้
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ยังช่วยระบุข้อผิดพลาดที่อาจส่งผลเสียต่อการรายงานทางการเงิน งบการเงินแสดงถึงความสมบูรณ์ของบริษัทในช่วงเวลาหนึ่งหรือช่วงเวลาหนึ่ง และมักใช้เพื่อคำนวณความสามารถในการทำกำไร งบการเงินที่แม่นยำช่วยให้นักลงทุนสามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลและให้ภาพที่ชัดเจนของกระแสเงินสดแก่บริษัท
การกระทบยอดงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ช่วยระบุข้อผิดพลาดที่ส่งผลต่อการรายงานภาษี หากไม่มีการประนีประนอม บริษัทอาจจ่ายภาษีมากเกินไปหรือน้อยเกินไป
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) จะเปรียบเทียบธุรกรรมจากบันทึกทางการเงินกับรายการในใบแจ้งยอดจากธนาคาร ในกรณีที่มีความคลาดเคลื่อน บริษัทสามารถระบุแหล่งที่มาของข้อผิดพลาดและแก้ไขได้
ตัวอย่างเช่น ได้บันทึกยอดเงินคงเหลืออยู่ที่ 480,000 บาทในบันทึก อย่างไรก็ตาม ใบแจ้งยอดจากธนาคารมียอดคงเหลือ 520,000 บาทหลังจากการสอบสวนอย่างรอบคอบ บริษัทพบว่าไม่มีการแสดงเช็คของผู้ขายมูลค่า 20,000 บาทต่อธนาคาร และการฝากเงิน 20,000 บาทจากลูกค้ารายหนึ่งถูกละเว้นจากบันทึกของบริษัทโดยไม่ได้ตั้งใจ ดังนั้นได้ปรับปรุงบันทึกโดยระบุว่าเช็คค้างชำระและเพิ่มเงินฝากที่ขาดหายไป
ขั้นตอนแรกในการกระทบยอดงบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) คือการเปรียบเทียบกิจกรรมบันทึกทางการเงินกับกิจกรรมใบแจ้งยอดจากธนาคาร สำหรับข้อผิดพลาดของธนาคาร ที่ยังไม่มีการฝากเงิน และเช็คที่ไม่ได้แสดง ให้ปรับยอดในใบแจ้งยอดจากธนาคาร บัญชีส่วนบุคคลหรือบัญชีธุรกิจบางบัญชีไม่ได้รวมค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับธนาคาร เช่น ดอกเบี้ยและค่าธรรมเนียมการบำรุงรักษา ทำการปรับปรุงบันทึกบัญชีเงินสดสำหรับความแตกต่างเหล่านี้ เมื่อทำการแก้ไขและปรับเปลี่ยนแล้ว ให้เปรียบเทียบยอดคงเหลือเพื่อดูว่าตรงกันหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ทำซ้ำจนกว่าบัญชีจะกระทบยอด
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) ไม่บ่อยนักทำให้ยากต่อการจัดการปัญหาเมื่อเกิดขึ้น เนื่องจากอาจไม่มีข้อมูลที่จำเป็น นอกจากนี้ เมื่อธุรกรรมไม่ได้รับการบันทึกในทันที และเมื่อมีค่าธรรมเนียมและค่าธรรมเนียมของธนาคาร ข้อมูลที่ไม่ตรงกันอาจเกิดขึ้นได้
เช็ค NSF จะถูกบันทึกเป็นรายการบัญชีที่มีการปรับปรุงในใบแจ้งยอดการกระทบยอดจากธนาคาร โดยจำนวนเงิน NSF จะถูกหักออกจากยอดคงเหลือ
งบพิสูจน์ยอดเงินฝากธนาคารหรืองบกระทบยอดเงินฝากธนาคาร (Bank Reconciliation Statement) เป็นเครื่องมือตรวจสอบและยอดคงเหลือที่มีประโยชน์ซึ่งใช้ในการตรวจหาข้อผิดพลาด การละเว้น และการฉ้อโกง เมื่อทำบ่อยๆ จะช่วยให้บริษัทต่างๆ ป้องกันการฉ้อโกงก่อนที่จะเกิดความเสียหายร้ายแรง และป้องกันข้อผิดพลาดจากการทบต้น นอกจากนี้ยังเป็นกระบวนการที่ง่ายและทรงคุณค่าในการช่วยจัดการกระแสเงินสด