มาทำความรู้จัก 8 ขั้นตอนวงจรบัญชี (Accounting Cycle)

วงจรบัญชี (Accounting Cycle)เป็นกระบวนการในการยอมรับ บันทึก จัดเรียง และให้เครดิตการชำระเงินที่จ่ายและรับภายในธุรกิจในระหว่างรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งๆ บริษัทต่างๆ มักจะสร้างสมดุลให้กับหนังสือในแต่ละไตรมาสและแล้วค่อยอีกครั้งในช่วงสิ้นปี แม้ว่าบริษัทอื่นๆ อาจชอบที่จะชำระบัญชีทุกวันหรือทุกสัปดาห์ ซึ่งเป็นงานที่หนักมาก แต่ก็สามารถทำได้หากคุณเลือก

ตามธุรกรรมที่บันทึกเป็นส่วนหนึ่งของรอบบัญชี สามารถจัดทำงบการเงิน เช่น รายงานกระแสเงินสด งบกำไรขาดทุน และงบดุลได้ เมื่อบัญชีธุรกิจทั้งหมดได้รับการปรับสมดุลแล้ว บัญชีจะถูกปิดในช่วงเวลานั้นและสร้างบัญชีใหม่สำหรับรอบระยะเวลาบัญชีถัดไป

วงจรบัญชี (Accounting Cycle) แปดขั้นตอนเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องรู้สำหรับผู้ทำบัญชีทุกประเภท แบ่งกระบวนการทั้งหมดของความรับผิดชอบของผู้ทำบัญชีออกเป็นแปดขั้นตอนพื้นฐาน หลายขั้นตอนเหล่านี้มักจะเป็นแบบอัตโนมัติผ่านซอฟต์แวร์การบัญชีและโปรแกรมเทคโนโลยี อย่างไรก็ตาม การรู้และการใช้ขั้นตอนด้วยตนเองอาจมีความสำคัญสำหรับนักบัญชีธุรกิจขนาดเล็กที่ทำงานเกี่ยวกับหนังสือโดยได้รับการสนับสนุนทางเทคนิคเพียงเล็กน้อย

ขั้นตอนที่ 1: ระบุธุรกรรม
ขั้นตอนแรกในรอบบัญชีคือการระบุธุรกรรม บริษัทจะมีธุรกรรมมากมายตลอดรอบบัญชี แต่ละคนจะต้องได้รับการบันทึกไว้อย่างถูกต้องในหนังสือของบริษัท

การเก็บบันทึกเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการบันทึกธุรกรรมทุกประเภท หลายบริษัทจะใช้เทคโนโลยี ณ จุดขายที่เชื่อมโยงกับหนังสือเพื่อบันทึกธุรกรรมการขาย นอกเหนือจากการขายแล้ว ยังมีค่าใช้จ่ายที่สามารถมาได้หลายแบบ

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกธุรกรรมในสมุดรายวัน
ขั้นตอนที่สองในวงจรคือการสร้างรายการบันทึกประจำวันสำหรับแต่ละธุรกรรม เทคโนโลยีการขายหน้าร้านสามารถช่วยรวมขั้นตอนที่หนึ่งและสองเข้าด้วยกัน แต่บริษัทต่างๆ จะต้องติดตามค่าใช้จ่ายด้วย ทางเลือกระหว่างการบัญชีคงค้างและการบัญชีเงินสดจะกำหนดเมื่อมีการบันทึกธุรกรรมอย่างเป็นทางการ โปรดทราบว่า การบัญชีคงค้างต้องการการจับคู่รายได้กับค่าใช้จ่าย ดังนั้นจึงต้องจองทั้งสองรายการในเวลาขาย

การบัญชีเงินสดต้องมีการบันทึกธุรกรรมเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินสด การทำบัญชีแบบสองรายการต้องมีการบันทึกสองรายการในแต่ละรายการเพื่อจัดการงบดุลที่พัฒนาอย่างถี่ถ้วนพร้อมกับงบกำไรขาดทุนและงบกระแสเงินสด

ขั้นตอนที่ 3: การโพสต์
เมื่อธุรกรรมถูกบันทึกเป็นรายการบันทึกประจำวันแล้ว ควรผ่านรายการไปยังบัญชีในบัญชีแยกประเภททั่วไป บัญชีแยกประเภททั่วไปให้รายละเอียดของกิจกรรมทางบัญชีทั้งหมดตามบัญชี ซึ่งช่วยให้ผู้ทำบัญชีสามารถตรวจสอบสถานะและสถานะทางการเงินตามบัญชีได้ บัญชีที่มีการอ้างอิงบ่อยที่สุดบัญชีหนึ่งในบัญชีแยกประเภททั่วไปคือบัญชีเงินสดที่มีรายละเอียดว่ามีเงินสดอยู่เท่าใด

ขั้นตอนที่ 4: งบทดลองที่ยังไม่ได้ปรับ
เมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี งบทดลองจะถูกคำนวณเป็นขั้นตอนที่สี่ในรอบบัญชี งบทดลองจะบอกบริษัทว่ามียอดคงเหลือที่ยังไม่ได้ปรับปรุงในแต่ละบัญชี จากนั้น งบทดลองที่ยังไม่ได้ปรับจะถูกส่งต่อไปยังขั้นตอนที่ห้าสำหรับการทดสอบและวิเคราะห์

ขั้นตอนที่ 5: แผ่นงาน
การวิเคราะห์เวิร์กชีตและการระบุรายการปรับปรุงประกอบขึ้นเป็นขั้นตอนที่ห้าของวงจร แผ่นงานถูกสร้างขึ้นและใช้เพื่อให้แน่ใจว่าเดบิตและเครดิตเท่ากัน หากมีความคลาดเคลื่อนจะต้องทำการปรับเปลี่ยน

นอกเหนือจากการระบุข้อผิดพลาดใดๆ อาจจำเป็นต้องมีการปรับปรุงรายการสำหรับการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่ายเมื่อใช้การบัญชีคงค้าง

ขั้นตอนที่ 6: การปรับรายการบันทึกประจำวัน
ในขั้นตอนที่หก ผู้ทำบัญชีจะทำการปรับเปลี่ยน การปรับปรุงจะถูกบันทึกเป็นรายการบันทึกประจำวันในกรณีที่จำเป็น

ขั้นตอนที่ 7: งบการเงิน
หลังจากที่บริษัททำรายการปรับปรุงทั้งหมดแล้ว บริษัทจะสร้างงบการเงินในขั้นตอนที่เจ็ด สำหรับบริษัทส่วนใหญ่ งบเหล่านี้จะรวมงบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสด

ขั้นตอนที่ 8: การปิดหนังสือ
สุดท้าย บริษัทจะสิ้นสุดรอบการบัญชีในขั้นตอนที่แปดโดยการปิดสมุดบัญชีเมื่อสิ้นสุดวันตามวันปิดบัญชีที่ระบุ งบปิดจัดทำรายงานสำหรับการวิเคราะห์ผลการปฏิบัติงานในช่วงเวลาดังกล่าว

หลังจากปิดแล้ว รอบบัญชีจะเริ่มต้นใหม่อีกครั้งตั้งแต่ต้นด้วยรอบระยะเวลาการรายงานใหม่ เมื่อปิดบัญชีมักจะเป็นเวลาที่เหมาะสมในการยื่นเอกสาร วางแผนสำหรับรอบระยะเวลาการรายงานถัดไป และทบทวนปฏิทินของกิจกรรมและงานในอนาคต

จุดประสงค์ของรอบบัญชีคือเพื่อให้แน่ใจว่าเงินทั้งหมดที่เข้ามาหรือออกจากธุรกิจนั้นได้รับการพิจารณา นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการทรงตัวจึงเป็นสิ่งสำคัญ

อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดเกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อบันทึกรายการ นำไปสู่ยอดทดลองที่ไม่ถูกต้องซึ่งจำเป็นต้องปรับปรุงเพื่อให้เดบิตและเครดิตตรงกัน สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสำหรับความไม่สมดุลของบัญชี ได้แก่ ลืมทำธุรกรรม ลงรายการบัญชีผิดบัญชี การผ่านรายการธุรกรรมเป็นเดบิตแทนเครดิต หรือในทางกลับกัน โพสต์ซ้ำ ลงจำนวนเงินผิด